Liebe Leserinnen,
Lieber Leser,
herzlich willkommen zu unserem 10. Newsblog von der Lakeshore Operations GmbH.
Am 15.10.2019 wurde weltweit der „Information Overload Day“ gefeiert.
Hat das jemand gewusst? Wahrscheinlich hat es sich bisher noch nicht rumgesprochen, dass es so einen Tag gibt.
Vor einigen Jahren wurde dieser Tag von einer Gruppe von Unternehmern und Wissenschaftlern zum „Information Overload Awareness Day“ erklärt, die sich auf die Produktivität am Arbeitsplatz und neue Technologien konzentrieren.
Der E-Mail Posteingang ist immer voll, echt ätzend!
In der heutigen Zeit hat jeder Zugang zu einer unerschöpflichen Menge an Informationen und Wissen, die er sich selbst über das Internet abrufen kann.
Viele dieser Informationen landet auch komplett ungefragt jeden Tag auf seinem Arbeitsplatz. Lt. einer Studie bekommt jeder durchschnittliche „Wissensarbeiter“ etwa 93 E-Mails pro Tag. Ein „Wissensmitarbeiter“ ist dabei jemand der seine tägliche Arbeit mit dem Computer verbringt – also ein Großteil der arbeitenden Menschen.
Jemand hat mal ausgerechnet, wenn alle 10% weniger E-Mails verschicken würden, hätte das weltweit eine Auswirkung von etwa 180Mrd USD pro Jahr.
Was für eine gewaltige Summe!!!
Segen- und Fluch zu gleich!
Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist somit ein Segen- und Fluch zu gleich.
Das Problem mit der Überflutung ist der sofortige Fokusverlust, der beim Öffnen einer nicht erwarteten E-Mail passiert.
Schreibt der Chef mal eine dringende E-Mail an seine 20 Mitarbeiter, dann werden alle 20 Mitarbeiter, wenn sie denn die E-Mail auch öffnen, die Arbeit unterbrechen und den Fokus verlieren.
Bis der Mitarbeiter wieder da ist, wo er unterbrochen wurde, dauert es nicht selten 3 min. Der eine oder andere denkt sich nach so einer Unterbrechung, dass ich jetzt doch schnell noch einen Kaffee hole oder gleich eine Raucherpause einlege.
So kann eine Dringend – E-Mail vom Chef schnell mal eine Stunde und mehr Produktivitätsverlust bei 20 Mitarbeiter bedeuten.
Jeder sollte sich also überlegen, wann er eine dringende E-Mail verschickt.
Wird etwas wirklich schnell benötigt, ist ein Telefon häufig die bessere Wahl.
In Copy einer jeden E-Mail, was ist das für eine Qual?
In großen Firmen hat man sich schnell angewöhnt, jeden der zu dem einen oder anderen Thema etwas sagen könnte, mit in Copy einer jeden E-Mail zu setzen.
Ich habe nicht selten E-Mails gesehen, wo die Anzahl der Leute die in CC gesetzt waren länger als die ganze E-Mail selbst.
Was auch gerne getan wird ist, dass die E-Mail mit der vorherigen E-Mail beantwortet wird. Dadurch ist der ganze E-Mailverlauf für jeden einzusehen. Wird über einen Punkt länger diskutiert, dann sind dort schon ganze Romane entstanden. Ich frage mich nur, wer das alles lesen soll.
E-Mailflut nach dem Urlaub, unglaublich!
Ganz spannend wird der erste Tag nach dem Urlaub, wenn man seine E-Mails für drei Wochen wirklich nicht gelesen hat. Da ist es nicht selten, dass dort 500 – 1000 E-Mails einem beim Öffnen seines E-Mailpostfaches direkt anspringen.
Wer diese Mails alle Lesen und Beantworten möchte, sollte gleich die nächsten drei Tag seine Bürotür abschließen.
Nicht zu unterschätzen sind die Ablenkungen durch soziale Medien wie Facebook, LinkedIn oder Instagram. Da tickert quasi jede Sekunde ein neuer Post hinein. Wenn jemand auch nur auf jeden 100ten Post reagieren möchte, wäre er am Tag damit voll ausgelastet.
Das gute allerdings ist, dass jeder nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung hat. Ziehen wir den Schlaf von etwa 7 Stunden pro Tag, bleiben jedem Menschen nur etwa 17 Stunden zur Verfügung.
Was können Sie gegen diese Informationsflut tun?
Warum verfallen aber einige in Depressionen und bekommen einen Burn Out und warum sind andere wiederrum Mega erfolgreich.
In unseren Augen ist das Hauptproblem der Fokus. Wir müssen einen richtigen Filter einsetzen, damit nicht alle Informationen uns erreichen können.
Hier ein paar Beispiele.
So muss nicht jede E-Mail vom Chef sofort beantwortet werden. Wenn der Chef jedoch darauf besteht, sollte man sich hinterfragen, ob man noch den richtigen Chef hat und im Zweifel seinen Arbeitsplatz wechseln.
Ein paar einfache Tipps zum sofortigen Umsetzen!
Führe Zeiten ein, vielleicht 3 x am Tag, wann du deine E-Mails abrufst.
Schalte konsequent das Telefon und das Handy aus, wenn du dich auf eine wichtige Arbeit konzentrieren musst.
Finde den richtigen Filter für dich!
Hier sind zwei Tipps im Umgang mit E-Mails, die bei mir gut funktioniert haben.
Ich filtere seit Jahren alle E-Mails heraus, in denen ich nur in copy bin und speichere diese automatisch in einen copy-Verzeichnis ab. Damit filtere ich auf einen Schlag mind. 70% unwichtiger E-Mail heraus.
Was mache ich mit meinen ungeöffneten E-Mails während meines Urlaubes?
E-Mails im Urlaub öffne ich konsequent gar nicht. In meiner Abwesenheits E-Mail schreibe ich, dass ich derzeit nicht erreichbar bin. Bei wichtigen Nachrichten kann man mich über SMS kontaktieren. Wissen Sie wie viele SMS ich dann im Urlaub bekomme? Fast gar keine!!
Nach meinem Urlaub habe ich dann allerdings >500 E-Mails in meinem Postfach.
Diese E-Mails lege ich dann konsequent in einem E-Mailverzeichniss „Urlaub“ ab. Mein Posteingang ist leer und ich bin sofort produktiv. Erstaunlicher Weise fühle ich mich auch gleich viel besser. Meine Kollegen frage ich dann in den ersten Tagen, ob es etwas Wichtiges gab.
Nimm dich nicht so wichtig!
Jemand, der auf eine Antwort von mir wartet, wird sich wieder bei mir melden.
Das funktioniert. Probieren Sie es einfach aus!
Finden Sie den richtigen Filter für sich, so dass Sie Ihren Fokus nicht verlieren und Sie über den „Information Overload Day“ nur schmunzeln können.
Am Ende soll man sich selbst nicht so wichtig nehmen. Im Allgemeinen läuft das Geschäft auch, wenn ich mal nicht da bin.
Spannend für Sie!
Die Lakeshore Operations GmbH ist ein Softwarehaus, welches 2016 gegründet wurde, um Firmen bei den Prozessen der Digitalisierung zu unterstützen. Wir können aus einem Erfahrungsschatz von mehr als 20 Jahren zurückgreifen. Mit IT-Experten aus Rostock und Hamburg sowie Programmierer aus Polen hat die Lakeshore Operations GmbH ein schlagkräftiges Team, um großen oder kleinen Unternehmen bei deren IT oder Softwareprojekten zu unterstützen.
Welchen Weg wollen Sie gehen?
Haben Sie sich entschieden, Ihr Unternehmen auf den aktuellen Stand des digitalen Fortschritts zu bringen? Wollen Sie die richtigen Lösungen finden, damit Sie Ihre Arbeitsabläufe verkürzen können? Dann sind Sie hier genau richtig.
Damit schaffen Sie es, Ihre Mitwettbewerber zu überholen und Ihnen einen Platz am Markt zu sichern. Nicht der Große frisst den Kleinen, sondern der Schnelle die Langsamen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei!
Herzliche Grüße
Jürgen Möller & Gunnar Bock